Adesso si chiamano manager assistant o assistenti di direzione. Una volta erano segretarie e segretari. Un ruolo che spesso vive, ancora oggi, di stereotipi ingenerosi. Un lavoro che non consiste nel fare fotocopie o servire il caffè al capo. Chi svolge il mestiere di assistente dei dirigenti partecipa alle riunioni, conosce tutto dell’azienda, organizza appuntamenti, viaggi, incontri.
Una coscienza che ha spinto nel 2001 Vania Alessi, ex assistente di direzione, a fondare Secretary.it, la business community per i personal assistant. Oltre al portale, che offre consulenze e attività di formazione a oltre 9mila iscritti, è anche un magazine di settore.
Un ruolo, quello del personal assistant in continuo mutamento per restare al passo con un mondo del lavoro che vive grandi trasformazioni. «L’assistente di direzione», spiega Alessi, «ha davanti una doppia sfida, l’adozione e l’utilizzo della tecnologia per guidare il cambiamento, per modificare il suo modo di operare con il management che supporta. Anche lavorando in modalità smart. Per riuscire a competere in un contesto in costante evoluzione, sono richieste certamente competenze tecniche, che possono variare a seconda della business unit in cui si lavora, ma anche competenze personali legate, ad esempio, alla capacità comunicativa, all’empatia, alla gestione dello stress».
La sfida dell'assistente di direzione oggi è adottare e utilizzare la tecnologia per guidare il cambiamento, per modificare il suo modo di lavorare con il management in modalità smart
«Resta cioè importante», chiarisce, «il lavoro “ad alto capitale umano”, dove prevalgono appunto “soft skills” quali intuito, proattività, diplomazia, capacità di gestire tempi e abitudini dei manager-team con efficienza e riservatezza. Le nuove tecnologie sono e saranno di grande aiuto, purché si ricordi, però, che la digitalizzazione è uno strumento. La fiducia di cui l’assistente gode da parte dei vertici aziendali deriva, prima di tutto, dalla persona».
La parola chiave è resilienza: «È la capacità di accettare quello che non si può cambiare. Non significa resistere, ma rinnovarsi e reagire di fronte a eventi stressanti con un atteggiamento positivo e proattivo. Migliorando la capacità di accogliere nuovi punti di vista e comprendendo il mutamento, possiamo tutti insieme generare sul posto di lavoro energia positiva, principi di collaborazione e trasformare le competenze in eccellenze».
Ma quanto la tecnologia può essere dirimente? Tantissimo, a guardare il menù dei prodotti disponibili. Dagli smart speaker, agli interfaccia vocali passando per chatbot e intelligenza artificiale sono tantissimi i tool disponibili sul mercato. «Da qui passa il futuro degi assistenti di direzione nell’era della rivoluzione digitale», sottolinea Alessi. «Non ci sono ostacoli di luogo che possano fermare l'operatività di un personal assistant. L'essere lontani dalla scrivania oggi non è più un limite alla propria professionalità. Sembra una piccola conquista, ma è invece un grande traguardo».
Per Alessi «grazie allo smartworking e alle tecnologie disponibili è possibile non solo organizzare al meglio il lavoro ma anche i tempi da dedicare alla famiglia riportando equilibrio tra i due momenti».
Concretamente la tecnologia permette di «gestire al meglio la casella di posta, creare gruppi di lavoro, newsletter, video, presentazioni e documentazione, note da browser e condividere documenti in sicurezza», sottolinea Vanni, «Oggi da casa un assistente di direzione può fare molte più cose di quante ne facesse qualche anno fa in ufficio».
Grazie alle tecnologie disponibili oggi è possibile organizzare al meglio il lavoro e i tempi da dedicare alla famiglia riportando equilibrio tra i due momenti
Mai come oggi la comunicazione condivisa è fondamentale. «In un mondo sempre più “agile” dove occorre essere veloci, efficienti e aggiornati, conoscere tutti i “trucchi” tecnologici che migliorano le nostre performance e quelle della nostra azienda è fondamentale, anche per il bene delle nostre famiglie», conclude Vanni.
