Orari flessibili, uffici ridisegnati, nuova organizzazione del lavoro. In due parole: smart working. O, come preferirebbe l’Accademia della Crusca, “lavoro agile”. Una realtà in aumento in Italia, che vede coinvolti già 305mila lavoratori secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. A praticarlo sono soprattutto le grandi imprese, ma ora anche tra le piccole il fenomeno è in crescita. E il maggiore beneficio, secondo un sondaggio condotto da Industree Communication Hub e TBS Group, riguarda la possibilità per i lavoratori di avere un migliore equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.
Il sondaggio ha riguardato oltre 5mila professionisti italiani dei comparti Human Resource Management, Comunicazione interna e Direzione generale, con l’obiettivo di comprendere il significato che le aziende attribuiscono allo smart working, quali possano essere gli sviluppi futuri e gli strumenti centrali per favorire la sua introduzione.
Dai dati raccolti, si evidenzia una crescita sempre maggiore delle aziende che propongono questa modalità di lavoro. Il maggiore beneficio percepito (riconosciuto dal 77,8% degli intervistati) riguarda, come abbiamo detto, il migliore equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa (Work Life Balance) per i lavoratori. Al secondo e al terzo posto troviamo il valore di portare a una responsabilizzazione e maggiore autonomia delle persone, e la possibilità di una nuova configurazione della valutazione delle performance basata sugli obiettivi. Il 40% infine vede nello smart working la possibilità di ottimizzare i tempi e migliorare la produttività aziendale.
Il maggiore beneficio percepito riguarda il migliore equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa per i lavoratori.
Quanto agli strumenti necessari per approntare lo smart working in azienda, il driver maggiormente riconosciuto come cruciale dalle aziende per una penetrazione efficace di queste pratiche è la formazione, dedicata a tutti i livelli gerarchici. In secondo luogo viene identificata la necessità di rivedere i sistemi di valutazione. Solo a seguire si prendono in considerazione l’adeguamento del patrimonio tecnologico dell’azienda, e le campagne di comunicazione dedicate ad accompagnare i dipendenti in questo nuovo approccio.
Il 44,4% delle realtà coinvolte ha già garantito a dipendenti e collaboratori la possibilità di lavorare da casa. Di queste, il 43,9% offre questa opportunità solo per una volta alla settimana. Vi sono però anche casi di smart working illimitato, lasciato a totale discrezione del dipendente in base ai suoi obiettivi e alle sue specifiche attività. Raramente, comunque, le giornate sono inferiori alle tre al mese.
Nella maggioranza dei casi (61%) i dipendenti approfittano della possibilità offerta dall’azienda, nel 36,6% la possibilità viene offerta ma la fruizione effettiva del lavoro agile avviene solo occasionalmente e in funzione di specifiche necessità piuttosto che come nuova abitudine lavorativa.
Ma cosa fanno le aziende per consentire la penetrazione dello smart working? In primis offrono ai dipendenti strumenti tecnologici per poter lavorare anche da remoto; e in secondo luogo si concentrano in campagne di comunicazione per chiarire le ragioni del processo di change management, accompagnando i lavoratori in questo percorso. Solo a seguire viene, in termini percentuali, l’organizzazione di percorsi formativi; mentre in pochissime occasioni il processo di rinnovamento è stato accompagnato anche da un adeguamento dei sistemi di valutazione delle performance, in linea con i principi dello smart working, più centrati sul lavoro per obiettivi e su maggiori deleghe e autonomie ai dipendenti.
La maggior parte delle aziende identifica nella soddisfazione dei dipendenti il più importante risultato raggiunto, seguito da migliori risultati aziendali in termini di sostenibilità.
I risultati, nonostante qualche resistenza, nella maggior parte dei casi sono positivi. Il 65% delle aziende identifica nella soddisfazione dei dipendenti il più importante risultato raggiunto, seguito da migliori risultati aziendali in termini di sostenibilità (per i minori spostamenti delle persone e un generale efficientamento del lavoro). A seguire sono stati rilevati anche miglioramenti nelle performance e una maggiore attrattività dell’azienda anche rispetto a potenziali nuovi candidati e talenti.
Eppure, non mancano i dubbi. La difficoltà principale per l’introduzione dello smart working riguarda il cambiamento culturale che richiede il passaggio da dinamiche basate sulla presenza e sul controllo verso dinamiche basate sulla delega, sulla responsabilizzazione e la valutazione per obiettivi. Non solo, a preoccupare i lavoratori è anche una eventuale maggiore difficoltà di confrontarsi e coordinarsi con i colleghi, e l’ipotesi che “portare il lavoro a casa” possa rendere più difficile scindere il lavoro dalla vita privata e arrecare quindi stress.
Vista la tipologia dei dubbi espressi, il sondaggio conclude quindi che sarebbe necessario, come le aziende stanno già facendo, lavorare sui tool tecnologici a disposizione dei dipendenti e soprattutto sulla cultura degli stessi, esplicitando le motivazioni e i benefici del progetto di smart working attraverso campagne di comunicazione ad hoc. Altrettanto importante sarebbe allineare, come invece viene fatto solo in modo limitato, gli strumenti di valutazione delle performance dei lavoratori. Oltre che inserire dei parametri per valutare l’andamento del progetto, così da trasferire in modo chiaro e misurabile l’efficacia della pratica per il miglioramento dal punto di vista non solo della qualità del lavoro, ma anche dei risultati. Perché smart è bello, ma bisogna saperlo fare.
