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Orientare Best Practice 29 Maggio Mag 2020 0700 29 maggio 2020

Vivere ai tempi del Covid-19: come organizzare le giornate tra lavoro e famiglia

Dall’inizio dell’epidemia le persone in smart working hanno superato il milione. Far convivere in un unico spazio lavoro, casa e famiglia non è semplice. Ecco come organizzare le giornate al meglio

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Per contrastare l’epidemia da Coronavirus, le persone in smartworking in Italia hanno superato il milione e in modo trasversale a tipologia di azienda e settore commerciale. Lavorare da casa per chi può farlo ha sicuramente molti vantaggi, prima di tutto economici - se consideriamo, ad esempio, la riduzione dei costi per le aziende e per gli stessi lavoratori - ma anche in termini di benessere personale e miglioramento della qualità della vita e della salute. Tuttavia, soprattutto quando costretti e poco preparati, il lavoro agile può rivelarsi un’impresa titanica.

Come far convivere serenamente in unico spazio tempi e vite diverse, l’ufficio, la scuola, la palestra, il parco giochi? Come riuscire a costruire durante il lockdown una nuova routine che metta tutti d’accordo?

In questo articolo, proviamo a darvi qualche suggerimento per organizzare queste giornate particolari in modo sereno e produttivo.

Parola d’ordine: organizzazione

Secondo una ricerca condotta dall’associazione Valore D su un campione di 1300 lavoratori, di cui oltre il 93% è in modalità smart working, 1 donna su 3 e 1 uomo su 5 ammettono di faticare a tenere insieme lavoro e vita familiare. Un dato che fa il paio con un altro emerso da un’indagine commissionata da Yoopies, piattaforma internazionale di servizi all’infanzia e alla famiglia, per cui il 75% dei genitori intervistati dichiara di trovare molte difficoltà a portare a termine i progetti di lavoro dovendo occuparsi anche della gestione della casa e dei figli.

Una soluzione al caos e al senso di frustrazione potrebbe essere quella suggerita da Riccarda Zezza, Ceo di Life Based Value, azienda specializzata in formazione aziendale sulle Soft skill secondo il metodo del “life-based learning” e da sempre attenta alla complicata, ma possibile, relazione vita – lavoro, ovvero proviamo a riorganizzarci come se la famiglia fosse un’azienda.

Il primo passo è il confronto, è importante sedersi attorno ad un tavolo, bambini compresi, per fare brainstorming, scambiarsi idee, bisogni, obiettivi, ma anche soluzioni e strumenti di lavoro.

Gestire il tempo

In questo tempo sospeso e complementare, in cui la call con il capo si frappone alla video lezione con la maestra, la consegna del report con la merenda, la pulizia della casa con il team meeting, occorre strutturare le giornate attraverso specifici obiettivi, non per ingabbiarle dentro rigidi schemi trasformando la casa in una caserma, ma al contrario per renderle produttive e dare a ciascun componente familiare la giusta attenzione.

Si possono, ad esempio, usare dei timesheet o post-it da condividere con i membri della famiglia, soprattutto con i più piccoli, in cui elencare le singole attività da compiere durante la giornata, non solo quelle legate allo studio, al lavoro e alla faccende domestiche, ma anche al tempo libero, al gioco o all’esercizio fisico.

Avere, poi, delle “to do list” permette, specialmente a chi non ha molto tempo consecutivo a disposizione, di organizzare la giornata in task o micro-task; una lista da spuntare è come un filo d’Arianna nel dedalo delle cose da fare, accettando l’interruzione e l’imprevisto come parte ineliminabile della nuova routine.

Per evitare o comunque ridurre le distrazioni continue può essere utile applicare la “tecnica del pomodoro”, uno dei più celebri metodi di gestione del tempo, ideato negli anni Ottanta dall’imprenditore Francesco Cirillo e ora diventato anche un app da scaricare sul proprio smartphone. Il metodo è semplice e può essere sintetizzato così:

  • scegliete un’attività da svolgere;
  • lavorateci per 25 minuti fino al suono del timer (il pomodoro del nome, appunto);
  • fate una pausa di 5 minuti;
  • ogni 4 task completati, fate una pausa più lunga di 15/30 minuti.

Ad ogni modo, qualunque sia la tecnica che scegliete di adottare, quello che conta è dare alle giornate un margine preciso, come di fatto avverrebbe nella normalità.

Definire gli spazi

Non è importante solo addomesticare il tempo, bisogna anche designare all’interno delle mura domestiche gli spazi dedicati al lavoro, che sia una scrivania o il tavolo in cucina non importa. La scelta di un luogo specifico facilmente identificabile da tutti i familiari limita, infatti, le interferenze e permette una maggiore concentrazione. Lì dove, però, non fosse possibile godere di uno spazio tutto per sé, si può prevedere, ad esempio, un piccolo angolo vicino alla postazione di lavoro per i figli, come ci consiglia Marcello Albergoni, Country Manager di LinkedIn Italia, dotandolo di libri e quaderni per i più grandi o di giochi o un box per i più piccoli. Si sta insieme, ma ciascuno è impegnato con le proprie faccende.

Comunicare e condividere

La comunicazione è alla base del successo di ogni impresa. Bisogna essere aperti e chiari all’interno della famiglia, perché nessuno è preparato a questa surreale sovrapposizione di vite per un tempo ancora indefinito. Non è un caso che nella lista di suggerimenti per lavoratori in smart working stilata da Albergoni, al primo posto ci sia proprio il “parlare schietto” e non solo con i propri figli, ma anche con il partner. Spiegare cosa stiamo facendo, per quanto lo faremo e perché è importante, aiuta gli altri a rispondere in modo adeguato e senza fraintendimenti.

Una buona comunicazione, inoltre, rende più semplice anche la condivisione dei compiti, sia in termini di una maggiore corresponsabilità genitoriale, sia di capacità di delegare. In questo modo, si alleggerisce il carico di lavoro di una sola persona, di solito la madre, favorendo un clima più disteso e dando così spazio a ciascuno dei componenti di dare il proprio contributo alla gestione del quotidiano. Contributi che possono essere messi nero su bianco su un tabellone, come ci spiega in un post su LinkedIn, dal titolo “Kanban per bambini”, Meghan McInerny, direttrice dell’Experience Design di Best Buy.

Lavorare da casa dovendo occuparsi anche della famiglia non sempre è agile, accettare la propria vulnerabilità in un momento straordinario come quello che stiamo vivendo, essere comprensivi prima di tutto con se stessi, è il suggerimento più importante, la lezione che rimarrà, si spera, anche dopo che tutto sarà finito.

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